社員の副業疑惑における自社調査のOKとNGの境界線

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今回のコラムは「社員の副業疑惑における自社調査のOKとNGの境界線」をテーマに東京本部のスタッフが担当します。

近年、都心エリアを中心にリモートワークやシェアオフィスの活用が進み、働き方が柔軟になる一方で、社内規定に反する不正な副業や競業他社への関与といった懸念が人事担当者様の間で増えています。
社員に不審な動きが見られた際、自社内で事実確認を進めるケースも多く見られますが、確認の手法を一歩間違えると社内の信頼関係を損ねたり、プライバシーへの配慮に欠けてしまったりするリスクが生じます。

本コラムでは、自社で行う調査の範囲やどこからがNGとなるかの判断基準をはじめ、都心エリアで発生しやすい事例、探偵事務所が提供できる客観的な事実確認の手法について解説いたします。社内リスクへの適切な備えとしてお役立ていただけますと幸いです。 

在宅勤務の普及に伴い増える社員の副業トラブルと背景

都心エリアのオフィス街に拠点を置く企業を中心に、在宅勤務やリモートワーク、シェアオフィスの活用といった柔軟な働き方が定着しました。業務効率の向上や柔軟な労務管理が実現した一方で、企業の人事担当者様や経営者様からは、社員の勤務実態が目に行き届きにくくなったことによる新たな課題やご相談が増加しています。

特に近年増えているのが、社内規定に沿わない形で行われる不正な副業や、他社への情報流出につながる不審な動向です。以前であればオフィスの自席で業務を行っていたため、勤務時間中の行動や不自然なコミュニケーションの兆候に気づきやすい環境にありました。しかし、働く場所の分散化に伴い、業務時間中の私的な活動や外部企業との不適切なやり取りが表面化しにくくなっている側面があります。

リモート環境下で発生しやすい不審な行動の兆候

在宅勤務やシェアオフィスでの作業が中心になると、会社側が日々の行動を詳細に把握することは容易ではありません。このような環境下で、人事担当者様が違和感を覚える具体的な事例として、以下のような傾向が挙げられます。

• 所定の勤務時間中に連絡が長時間つかなくなったり、定期的な報告内容の具体性が著しく低下したりするケース
• 業務上で使用するパソコンやスマートフォン以外の個人端末を用いて、勤務時間帯に外部と頻繁にやり取りを行っている様子が窺えるケース
• 会社が支給している機器や各種アカウントに関して、業務の必要範囲を超えたアクセス履歴や持ち出しの動きが確認されるケース
• 社内での業務成果や勤務姿勢が急激に低下する一方で、私生活や外部での活動が活発になっているような言動が見られるケース

こうした兆候が見られた際、単なる怠慢や個人的な事情なのか、あるいは社外での別の業務に従事しているなど規定に反する動きがあるのかを、通常の業務管理だけで判断することは容易ではありません。

企業の信頼性や情報セキュリティに与えるリスク

社員による不適切な副業や行動は、単に当該社員の勤務効率が低下するにとどまりません。企業の信用や情報保全といった重要な基盤に対しても大きな影響を及ぼす恐れがあります。

例えば、自社の業務時間やリソースを利用して他社の業務を行っている場合、労働時間の管理が曖昧になるだけでなく、会社の秘密情報や顧客データが意図しない形で社外へ漏洩するリスクが高まります。特に都心部の競合が多い業界においては、ノウハウの流出や競業行為が企業の利益を直接的に損ねる懸念も生じます。

また、真面目に勤務している他の社員に対する影響も無視できません。特定の社員が不正な行動を見過ごされていると感じると、社内全体の士気が低下し、組織の統制や信頼関係が揺らぐ要因となります。このようなトラブルの芽を早期に察知し、客観的な実態を正確に把握することは、企業の健全な運用を維持するうえで重要な課題となっています。

社員の不正な副業を放置することによって生じるリスク

社員の不審な動向や不正な副業の疑いが生じた際、「明確な確証がない」「波風を立てたくない」といった理由から、対応を後回しにしてしまうケースが散見されます。しかし、客観的な事実確認を行わずに放置を続けると、事態が長期化・深刻化し、企業が負う被害やリスクが拡大していく可能性があります。

リスクが顕在化してからでは、対応に多大な労力とコストを要することになるため、問題の芽が生じた段階でどのような懸念が存在するのかを正しく認識しておくことが求められます。

情報漏洩やノウハウ流出による実害

社員が社内規定に違反して外部の仕事を受注している場合、自社の営業秘密や独自のノウハウ、顧客情報などが社外に流出する重大な懸念が存在します。

特に、都心部の ITサービス・専門職種などにおいては、個人のパソコンやクラウドストレージを介した情報の移動が容易に行える環境が整っています。業務で得た知見や自社データが副業先にそのまま流用されたり、競合関係にある他社へ情報が提供されたりした場合、会社が積み重ねてきた経済的価値や優位性が損なわれる恐れがあります。一度流出した情報の回収や信用回復は極めて困難であるため、早期の把握が重要視されます。

社内秩序の乱れと他の社員への悪影響

不正な副業を行っている社員が存在し、それが周囲にうっすらと察知されている状態が続くと、職場環境全体へ悪影響を及ぼします。

規則を守り真面目に業務へ取り組んでいる社員にとって、一部の不正が見過ごされている状況は強い不公平感を生み出します。その結果、職場全体のモチベーション低下や会社への不信感につながり、優秀な人材の離職を引き起こす原因にもなりかねません。社内規定の遵守を厳格に求め、公正な職場環境を維持するためには、不審な行動に対して適切な調査を行い、規律を示す姿勢が不可欠です。

曖昧な対応が引き起こす後々のトラブル

問題に気づきながらも十分な調査や裏付けを行わずに放置し、事態が悪化してから突発的に問い詰めたり処遇を変更したりすると、予期せぬ摩擦が生じることがあります。

客観的な根拠がない状態で事実確認を行おうとすると、当事者からの反発を受けたり、平行線の主張が続いて話し合いが紛糾したりする可能性が高まります。企業として妥当な対応を進めるためには、感情論や噂話に頼るのではなく、どのような行動が行われていたのかを示す具体的な事実関係を事前に揃えておくことが求められます。放置することなく、段階を踏んで冷静に実態を把握する取り組みが大切です。

社員の副業疑惑に対して自社で調査を行う際のOKとNG

社員に不審な行動が見られた際、企業として実態を把握しようと調査を進めること自体は自然な流れです。しかし、会社側が行う調査であっても、どのような手法を用いてもよいわけではありません。自社内で確認を行える範囲と、プライバシー配慮などの観点から避けるべきNG対応の境界線を正しく理解しておくことが重要です。

自社内で確認を進めることが許容されるOKな調査手法

会社が支給している機材や、業務の遂行に伴って管理されている情報については、業務上の必要性に基づいて確認を行うことがOKと判断されます。

• 会社支給のパソコンや携帯端末における業務メールおよびチャットツールの送信履歴確認
• 勤怠管理システムや社内ネットワークへのアクセスログの照合
• 社員から提出された交通費の精算書や出張報告書などの各種書類の内容確認
• 業務時間中のスケジュールや共有カレンダーにおける行動記録の事前確認

これらの確認作業は、あくまで会社の管理権限が及ぶ範囲内で行われるため、自社で調査を進める上でのOKな選択肢となります。

避けるべきNG対応と注意点

事実関係を確認したいという焦りから、確認の手段を踏み外してしまうと大きなリスクを伴います。企業側が慎むべきNG対応には以下のような行為が挙げられます。

• 個人の所有物であるスマートフォンや私用パソコンを本人の同意なく閲覧・開示要求すること
• 社員の自宅や立ち寄り先の周辺での張り込みや尾行など、個人のプライバシーを侵害するおそれのある追跡行為を行うこと
• SNSの個人アカウントや非公開ページを不正な手段を用いて覗き見ようとすること
• 曖昧な疑い段階で周囲の社員や取引先へ聞き込みを行い、噂や疑惑を広めてしまうこと

こうしたNGとされる手法を用いてしまうと、社員との信頼関係が破綻するだけでなく、予期せぬ二次トラブルを引き起こす要因となります。

自社調査を進めるうえでの心構え

自社で確認作業を行う際は、感情的な追及にならないよう慎重な姿勢が求められます。疑惑を持っていることが当事者に察知されると、データの消去や言い逃れの準備を許してしまう可能性もあります。

まずは客観的に収集できる業務データの範囲内で事実関係を洗い出し、記録として残しておくことが基本となります。そのうえで、自社内での確認には限界があると判断される場合には、無理な追及を避け、専門的な手法を検討することが安全な対応につながります。

自社で対応できる調査範囲と専門の探偵に頼るべき場面

社内の副業問題に対して、すべての工程を自社だけで解決しようとすることにはリスクが伴います。自社内で安全に実施できる範囲と、社内対応では問題が生じやすいため外部の専門機関である探偵事務所へ頼るべき場面を見極めることが重要です。

自社内で対応可能な調査の領域

企業の人事担当者様や管理職が自社内で完結させてOKなのは、社内に存在するデータや記録の集約・分析にとどまります。

• 社内データや勤務ログの確認による不自然な時間帯の照合
• 過去の成果物や報告書と現在のパフォーマンスの比較検証
• 当事者からの聞き取りに向けた質疑応答内容の整理
• 勤怠データの記載内容と社内ルールの照合

これらは社内の権限内で実施できるOKな調査ですが、社外でどのような活動が行われているかという客観的な実態までを把握することは困難です。

専門の探偵事務所に依頼を検討すべき場面

一方で、社外での具体的な行動確認や、第三者から見ても明確な客観的証拠が必要となる場面では、探偵への相談が有効な選択肢となります。具体的には以下のようなケースが挙げられます。

• 勤務時間中や在宅勤務中に、他社の事務所やシェアオフィスへ出入りしている疑いがある場合
• 競業他社の店舗や事業所で実際に勤務しているかどうかの現地確認が必要な場合
• 社内でのヒアリングに対して当事者が事実を否定することが予想され、客観的な記録が求められる場合
• 社内の人手を使って確認作業を行うと、周囲に情報が漏洩して社内が混乱する恐れがある場合

探偵事務所は、法令を遵守した手法によって、個人の行動に関する客観的な事実確認や記録作成を行います。自社での確認作業に限界を感じた際や、より客観性の高い事実確認が必要となった段階が、専門家に頼るべきタイミングと言えます。

自社調査と外部依頼を組み合わせる重要性

社内トラブルの解決に向けた理想的なアプローチは、自社調査と専門機関の調査を適切に組み合わせることです。

まず社内で勤怠データやログ等の内部形跡をしっかりと集計し、「どの時間帯にどのような不審点があるか」を特定します。その情報をもとに、外部の探偵事務所へ具体的な日時や場所を絞り込んだ行動確認を依頼することで、無駄のない効率的な実態把握が可能となります。それぞれの得意分野を活かしたアプローチをとることが、トラブルの適切な収束へつながります。

探偵に社員の副業調査を依頼する具体的なメリット

社員の不審な行動や社内規定違反が疑われる際、自社内だけで調査を進めることには限界やリスクが存在します。専門的な知識とノウハウを持つ探偵事務所へ調査を相談・依頼することにより、企業側は安全かつ効果的に実態を把握することが可能となります。

客観的な証拠の収集から社内リスクの回避まで、専門機関を活用することで得られる具体的なメリットについて解説いたします。

客観性の高い事実確認と記録の獲得

探偵事務所へ依頼する最大のメリットは、第三者視点による客観性の高い事実確認ができる点にあります。自社の社員が調査を行った場合、どうしても主観や感情が入り混じったり、報告内容の正確性に疑問が残ったりすることがあります。

専門の調査員は、法令を遵守した手法を用いて行動確認を行い、日時や場所、具体的な行動記録を詳細な調査報告書としてまとめます。客観的な写真や映像が添えられた報告書は、後から当事者と話し合いを行う際や、社内での適切な対応を判断するための非常に強い根拠となります。

社内リソースの節約と業務への支障防止

社内の人間が社員の追跡や張り込みを行うことは、膨大な時間と労力を消費します。また、本来の業務が疎かになるだけでなく、慣れない行動確認によって当事者に警戒されたり、周囲の社員に気づかれて社内に不要な不信感や混乱を招いたりするリスクが高まります。

調査のプロに外部委託することで、人事担当者様や管理職の方々は本来の業務に集中することができます。社内に秘密裏に事実関係の確認を進められるため、業務の滞りや社内環境の悪化を防ぎながら効率的に実態を把握することが可能になります。

プライバシー配慮とトラブル防止

個人に対する調査を行う際、最も注意すべき点はプライバシーへの配慮です。知識がないまま自社で追及や張り込みを行うと、配慮に欠けた行動となり、かえってトラブルを拡大させてしまうケースが存在します。

探偵事務所は、探偵業法などの関連法規を遵守しながら、適切な手順で調査を実施します。個人の権利やプライバシーに配慮しつつ、必要な範囲内で客観的な事実を収集する技術を持っているため、企業側が余計な二次トラブルを抱え込むリスクを大幅に軽減できます。

不正な副業の疑惑に対して探偵事務所が実施できる調査

社員による不正な副業や競業行為の疑いがある場合、探偵事務所では具体的にどのような手法を用いて事実確認を行うのか、その詳細についてご紹介いたします。

企業の相談内容や状況に応じて、適切な調査手法を組み合わせて実施されます。

行動確認による勤務実態の把握

主要な調査手法の一つが、対象となる社員の行動確認です。在宅勤務日や外出先での業務時間が割り当てられている時間帯において、対象者がどのような行動をとっているかを観察・記録します。

例えば、出社予定のない日に別のオフィスやカフェ、競業他社の店舗へ出入りしている様子や、私的な打合せを行っている場面などを確認します。いつ、どこで、誰と会っていたのかという事実を、時系列に沿った映像や写真とともに正確に記録していきます。

勤務先や立ち寄り先の現地確認

副業先として疑われる具体的な店舗や事業所、シェアオフィスなどが浮上している場合、現地での確認作業を行います。

対象者が実際にその場所で勤務している様子や、定期的に利用している実態があるかどうかを現地で確認します。これにより、単なる一時的な立ち寄りなのか、継続的な業務への従事なのかを判断するための材料を揃えることができます。

収集した情報の分析と報告書の作成

現場での確認作業が終わった後は、得られた情報や記録を整理し、一連の動きを詳細にまとめた調査報告書を作成いたします。

報告書には、行動の記録だけでなく、日時や場所が明確に特定できる資料が盛り込まれています。これにより、企業側は客観的な事実に基づいて今後の対応を冷静に検討することができ、感情的な議論を避けてスムーズな問題解決へと進めるようになります。

探偵へ社内トラブルの調査を相談する際の一連の流れ

社員の不審な動きや不正な副業の疑いについて、探偵事務所へご相談される企業の人事担当者様や経営者様は多くいらっしゃいます。実際に調査をご検討される際、どのようなステップでやり取りが進むのか、愛晃リサーチにおける一般的な手順について解説いたします。

相談者様や企業の状況に応じて柔軟に対応させていただきますので、ひとつの目安として参考にしていただければ幸いです。

無料相談と現状の確認

はじめに、お電話やお問い合わせフォームなどを通じて事前のご相談が行われることが一般的です。現在抱えられているお悩みや、社員の不審な行動について状況を確認していきます。

状況の整理にあたっては、以下のような情報が参考にされることがあります。

• 社員に対してどのような懸念や不審な点があるか
• 不正が行われている可能性が疑われる曜日や時間帯
• 自社内でこれまでに把握できているデータの有無

ご相談の段階では秘密保持に配慮されるため、社外に情報が漏れる心配をせずにお話しいただくことが可能です。状況に合わせた大まかな考え方が共有されます。

調査プランのご提示と見積もりの確認

お伺いした内容をもとに、どのような手法やスケジュールで事実確認を進めるのが望ましいか、個別のプランやお見積もりが提示される場合があります。

対象者の行動パターンや立ち寄り先の状況に応じて、人員配置や調査日程が検討されます。提示された内容や費用感についてしっかりと確認し、疑問点があればその都度質問して擦り合わせていくことが大切です。

契約の手続きと調査の実施

提案されたプランや条件に合意された場合、正式な契約手続きへと進みます。手続き完了後は、事前に定めた計画に沿って専門の調査員による現地での事実確認が開始されます。

一般的な開始までの流れとしては、以下のような手順で進行いたします。

• 関連法規に基づいた契約書類の確認と締結
• 予定された日時や場所での現地調査の開始

現場の状況に応じて進捗状況が報告される場合もあり、状況の変化に合わせながら作業が進められていきます。

調査報告書の受け取りと事実関係の確認

調査が終了した段階で、現地で確認された内容や収集された記録をまとめた調査報告書が交付されます。

報告書には、いつ・どこで・どのような行動が確認されたかが客観的に記載されます。企業側はこの報告書を受け取り、社内で把握していた情報と照らし合わせながら、客観的な事実関係を把握するための材料として活用していくことになります。

社員の不審な動きや副業トラブルに直面した際の対応策

社員の副業疑惑や社内規定違反という問題に直面した際、企業として重要になるのは「感情的にならず、客観的な事実に基づいて冷静に対処すること」です。不確実な情報や噂だけで急な追及を行ってしまうと、社内の信頼関係を損ねたり、思わぬ二次トラブルへ発展したりするリスクがあります。

問題の早期発見から適切な解決へ向けたステップを整理し、企業が取るべき姿勢についてまとめます。

疑いが生じた段階で冷静な情報整理を行う

社員に不審な行動が見られた際、最初に行うべきなのは社内で確認できる情報の整理です。焦って当事者を呼び出したり、周囲に問い詰めたりすることは避ける必要があります。

情報整理を進める際は、以下のような観点から社内状況を把握していきます。

• 勤怠管理システムやログなどの客観的なデータ確認
• 不審な動きが目立つ曜日や時間帯の把握
• 社内規定や誓約書などのルール面の再確認

まずは社内の管理範囲内で集められる情報を静かに集約し、どのような不審点があるのかを客観的に把握することが第一歩となります。

自社調査と専門機関の役割分担を意識する

社内データの整理を行った後、社外での具体的な行動確認や言い逃れのできない事実関係の把握が必要となった場合は、無理に自社だけで解決しようとせず、外部の専門機関である探偵事務所の活用を検討することが安全です。

社内データの分析やルールの見直しは自社内で実施し、個人領域に関わる尾行や現地での行動確認は探偵事務所へ相談します。収集された客観的な事実をもとに社内での適切な処分や指導を行うことで、企業側の負担やリスクを最小限に抑えながら、安全に事実確認を進めることが可能になります。

適切な社内体制の構築と未然防止への取り組み

問題が収束した後は、同様のトラブルが再発しないよう社内環境や規定を改めて整えることが大切です。

再発防止に向けた取り組みとしては、次のような方法が挙げられます。

• リモートワークやシェアオフィス利用時のルール再定義
• 社員に対する定期的な社内規定の周知と意識啓発

トラブルへの対応をきっかけに社内体制を見直すことで、社員が安心して働ける健全な組織環境の維持へと繋がります。社員の不審な動向や不正な副業にお悩みの際は、抱え込まず、まずは信頼できる専門機関へご相談いただくことが問題解決への第一歩となります。

まとめ

本コラムでは、都心企業における社員の副業トラブルや、自社調査を行う際のOKとNGの境界線について解説してきました。

リモートワークやシェアオフィスの普及によって働き方が柔軟になった反面、社員の勤務実態が目に行き届きにくくなり、社内規定に違反する不正な副業や競業行為といったリスクが表面化しやすくなっています。不審な動きを察知した際、自社内で事実確認を進めること自体は自然な対応ですが、個人のプライベート領域に過度に関与したり、客観的な証拠がないまま感情的な追及を行ったりすることは、社内の信頼関係を損ねるだけでなくトラブルを拡大させる原因にもなりかねません。

自社内で把握できる勤務ログや業務データの整理にとどめ、社外での具体的な行動確認や客観的な証拠収集が必要な場面では、専門機関を活用することが安全かつ確実なアプローチとなります。

社員の不審な動向や不正な副業にお悩みの場合や、社内だけでの対応に限界を感じられた際は、企業リスクを最小限に抑えるためにも、まずは愛晃リサーチまでお気軽にご相談ください。